top of page
bookhus 2.png

Undgå problemer ved udlejning af fælleslokaler – 5 smarte funktioner i Bookhus

Opdateret: 21. maj



Som medlem af bestyrelsen i en boligforening har du sikkert oplevet det: utilfredse beboere, glemte bookinger, slid på lokalerne og diskussioner om rengøring. Udlejning af fællesfaciliteter kan hurtigt blive en kilde til konflikter – især når der mangler struktur og gennemsigtighed.

Heldigvis findes der digitale løsninger, der kan gøre hverdagen lettere for både beboere og bestyrelse. Bookhus er et moderne bookingsystem, udviklet specifikt til boligforeninger. Her får du 5 konkrete funktioner i Bookhus, der hjælper jer med at undgå problemer og skabe trygge rammer for udlejning.

1. Tydelige regler og bekræftelser ved booking

Mange problemer opstår, fordi beboerne ikke kender reglerne – eller glemmer dem. I Bookhus kan du som forening definere egne bookingregler, som brugeren aktivt skal acceptere, før bookingen går igennem.

Det kan f.eks. være:

  • “Lokalet skal afleveres i rengjort stand”

  • “Ved ungdomsfester opkræves ekstra depositum”

  • “Afbestilling senest 48 timer før, ellers betales fuld pris”

Reglerne vises direkte i systemet og bekræftes digitalt – så der ikke er tvivl om vilkårene, og bestyrelsen slipper for diskussioner bagefter.

2. Differentieret pris afhængig af formål og tilhørsforhold

Bookhus gør det muligt at sætte forskellige priser alt efter:

  • Hvad lokalet bruges til (f.eks. almindelig brug vs. ungdomsfest)

  • Hvem der booker (f.eks. beboer vs. bestyrelsesmedlem)

  • Hvornår det bookes (f.eks. hverdage vs. weekender)

Ved at bruge prisdifferentiering, kan I skræddersy reglerne, så de passer til jeres behov og ressourcer – og samtidig skabe en retfærdig fordeling mellem beboerne.

3. Obligatorisk rengøring eller valgmuligheder

Et af de mest almindelige konflikter i boligforeninger handler om manglende rengøring. Med Bookhus kan I gøre det til et krav, at bestemte bookingtyper inkluderer rengøring.

I kan også give brugeren valget mellem at gøre rent selv – eller betale for professionel rengøring. Valget træffes direkte i bookingflowet, og prisen tilpasses automatisk.

Det skaber klarhed og tryghed – og mindsker slid på lokalerne.

4. Adgangskontrol koblet til booking

Er nøglerne blevet væk? Eller har nogen skaffet sig adgang uden booking?

Med Bookhus kan systemet integreres med jeres elektroniske adgangssystem, så adgang kun gives i det tidsrum, bookingen gælder. Det fungerer sådan:

  • Brugeren modtager en unik pinkode eller adgangsbrik

  • Koden virker kun i det bookede tidsrum

  • Efterfølgende deaktiveres adgangen automatisk

Denne funktion forhindrer misbrug, øger sikkerheden og gør det lettere for jer at styre brugen – især i fælleshuse og gæsteværelser.

5. Automatisk betalingshåndtering og depositum

Slut med at sende MobilePay-links manuelt eller holde øje med om pengene er kommet ind. Bookhus kan automatisk:

  • Udregne prisen ud fra de valgte parametre

  • Kræve betaling med det samme ved booking

  • Håndtere depositum og sende kvittering

Depositum kan refunderes manuelt eller automatisk, alt efter hvad I vælger. Det betyder, at økonomien omkring udlejning kører af sig selv, og I slipper for ekstra administrativt bøvl.

Bonus: Systemet dokumenterer alt

Sidst – men ikke mindst – dokumenterer Bookhus alle bookinger, betalinger, accept af regler og adgangsforsøg. Det betyder, at:

  • I altid kan se, hvem der har haft adgang hvornår

  • I har dokumentation, hvis der opstår tvister

  • I kan se historik og statistik på udlejning og indtægter

Transparens og dokumentation er guld værd, når I skal stå på mål for beslutninger i bestyrelsen eller følge op på klager.

Klar til at undgå konflikter og misforståelser?

Bookhus er mere end bare en bookingkalender. Det er et effektivt værktøj til at styre regler, økonomi, adgang og kommunikation i jeres boligforening – helt automatisk.

Comments

bottom of page