top of page
bookhus 2.png

Sådan opsætter din boligforening bookingregler med Bookhus

Opdateret: 21. maj



En af de største styrker ved Bookhus er, at du som boligforening kan skræddersy regler for brug af fællesfaciliteter – helt ned i detaljen. Uanset om det handler om adgang, betaling, depositum, rengøring eller arrangementstype, kan Bookhus tilpasses præcis jeres behov.

I denne guide får du en trin-for-trin gennemgang af, hvordan du nemt opsætter bookingregler – og sikrer, at beboerne forstår og respekterer dem.

Hvorfor er bookingregler vigtige?

Uden klare regler opstår der hurtigt forvirring og uenigheder. Spørgsmål som:

  • Må man overnatte i fælleshuset?

  • Hvem gør rent?

  • Hvornår må der spilles musik?

  • Må man booke flere weekender i træk?

Disse spørgsmål kan føre til konflikter – og give bestyrelsen ekstra arbejde. Med Bookhus kan du undgå alt det, ved at gøre reglerne tydelige, synlige og bindende.


Trin 1: Definér dine bookingtyper

Start med at opdele jeres bookinger i typer eller kategorier, så du kan tilpasse reglerne efter brug.

Eksempler på bookingtyper:

  • Fester

  • Møder

  • Overnatning

  • Børnefødselsdage

  • Ungdomsfester

  • Gæsteværelse

Bookhus gør det muligt at knytte forskellige regler og priser til hver bookingtype.

Trin 2: Tilføj tilhørsforhold – og lad regler følge rollen

I Bookhus kan hver bruger i systemet tildeles et tilhørsforhold, som bruges til at styre, hvilke regler, priser og adgangsrettigheder der gælder for netop den bruger. Det gør det muligt at oprette forskellige regelsæt for forskellige grupper, for eksempel:

  • Bestyrelsesmedlemmer – gratis booking, udvidet adgang, færre begrænsninger

  • Beboere – standardpriser og almindelige bookingregler

  • Eksterne brugere – højere priser, depositum, begrænset adgang eller ingen adgang

Når en bruger logger ind og booker, identificerer Bookhus automatisk vedkommendes tilhørsforhold og aktiverer det relevante regelsæt. Det betyder, at:

  • Regler og vilkår vises dynamisk efter brugerens rolle

  • Priser og adgang til bestemte lokaler kan styres individuelt

  • I undgår at skulle håndtere undtagelser manuelt

Du kan nemt oprette og vedligeholde tilhørsforhold via administrationssiden, og systemet håndterer resten.

Trin 3: Gør reglerne bindende

Det smarte ved Bookhus er, at reglerne skal godkendes aktivt af brugeren. Det betyder:

  • Brugeren kan ikke gennemføre bookingen uden at klikke “Jeg accepterer reglerne”

  • Systemet registrerer tidspunkt og accept – som dokumentation

  • Ved tvister kan I altid henvise til den godkendte aftale

Det fjerner tvivl og styrker jeres ret som forening til at håndhæve reglerne.

Trin 4: Tilføj priser, depositum og rengøring

Når du har oprettet reglerne, kan du kombinere dem med automatiske funktioner, f.eks.:

  • Pris pr. bookingtype (f.eks. fest = 500 kr., møde = gratis)

  • Rengøringsgebyr, som lægges automatisk oveni

  • Depositum, som opkræves ved visse arrangementer og kan refunderes manuelt

Alt dette sker uden manuel håndtering – og systemet sender automatisk bekræftelser og kvitteringer.

Trin 5: Begrænsninger og adgang

Du kan også tilføje mere avancerede regler, som fx:

  • Maksimalt antal bookinger pr. beboer pr. måned

  • Blokering af bestemte dage (f.eks. nytårsaften)

  • Begrænsning af antal samtidige bookinger

  • Tidsbegrænset adgang (kun adgang i det bookede tidsrum)

Disse regler er især nyttige ved populære lokaler, hvor det er vigtigt med fair fordeling og ansvarlig brug.

Trin 6: Test det hele – og justér løbende

Når reglerne er opsat, kan du nemt:

  • Teste bookinger som administrator

  • Justere regler og satser løbende

  • Se statistik over brug og betalinger

Systemet er fleksibelt, og du kan tilpasse det, efterhånden som behovene i foreningen ændrer sig.

Bonus: Standardpakker og support

Hvis I ønsker det, tilbyder Bookhus også hjælp til at opsætte regler, priser og bookingtyper. Mange boligforeninger vælger at starte med en standardpakke, som nemt kan tilpasses:

  • Fælleshus med forskel på fester og møder

  • Gæsteværelse med overnatningspris og adgangskode

  • Ungdomsfest med depositum og rengøring

Det er nemt at komme i gang – og billigere end mange tror.

💡 Et komplet system med adgangskontrol og Bookhus-opsætning kan ofte installeres for ca. 6.000–7.000 kr. pr. dør – og giver jer tryghed, struktur og tidsbesparelse i mange år.

Klar til at sætte struktur på jeres bookingregler?

Bookhus gør det nemt at opsætte klare regler, som både beskytter jeres lokaler og gør udlejning retfærdig og effektiv for alle.

Comments

bottom of page