Vedlikehold og oppgavestyring
Når vedlikehold ikke skal ligge i hodet eller på løse lapper
Hvordan fungerer det
Vedlikehold og oppgavestyring i Bookhus brukes til å holde oversikt over oppgaver og reparasjoner som følger av utleie og drift. I stedet for å samle informasjon i eposter, mapper eller hukommelsen, samles oppgaver og utgifter på ett sted.
Funksjonen er laget for hverdagen, der mange små oppgaver raskt kan bli uoversiktlige hvis de ikke samles.
Oversikt over hva som skal gjøres
Med vedlikehold og oppgavestyring får du en samlet oversikt over hvilke oppgaver som er registrert, hva som er utført, og hva som gjenstår. Det gjør det enklere å planlegge arbeidet og unngå at oppgaver blir glemt.
Du slipper å holde oversikt i flere systemer eller i personlige notater.
Samling av dokumentasjon på ett sted
Når det utføres reparasjoner eller innkjøp, kan dokumentasjon som bilder, tilbud og fakturaer knyttes til den konkrete oppgaven. Det betyr at du alltid kan finne informasjonen igjen hvis det oppstår spørsmål senere.
Det gjør det enklere å følge opp tidligere arbeid og gir bedre oversikt over kostnader over tid.
Mindre usikkerhet og færre misforståelser
Når oppgaver er registrert og dokumentert, blir det tydelig hva som er avtalt og hva som er utført. Det reduserer risikoen for misforståelser, både internt og overfor eksterne samarbeidspartnere.
Det gir en roligere og mer strukturert tilnærming til vedlikehold.
Bedre planlegging av drift og økonomi
Ved å samle vedlikehold og oppgaver på ett sted får du et bedre bilde av hvor det brukes tid og penger. Det gjør det lettere å planlegge fremtidig vedlikehold og ta hensyn til kostnader i budsjettet.
I stedet for å reagere akutt kan arbeidet planlegges mer langsiktig.
Vedlikehold og oppgavestyring brukes typisk:
• når mange små oppgaver ellers blir spredt
• når vedlikehold skal dokumenteres
• når kostnader skal kunne følges over tid
• når man vil unngå å glemme oppgaver
I praksis betyr det færre glemte oppgaver, bedre oversikt og mer ro i driften.