En fast partner i den daglige administrasjonen
Siden 2010 har Bookhus hjulpet organisasjoner og feriefond med administrasjon av ferieboliger. Fra våre kontorer i Holbæk og Kolding håndterer vi den daglige supporten til deres leietakere og bistår med de administrative oppgavene som følger med utleien.
Med en administrasjonsavtale overlater dere driften til et team med spisskompetanse på ferieboliger og feriesteder. Vi har fokus på å skape en god opplevelse for leietakerne, samtidig som vi sikrer en sunn og stabil økonomi for dere.
Gjennom vårt nettverk av samarbeidspartnere kan vi bistå med et bredt spekter av oppgaver, fra løpende vedlikehold og service til rådgivning om drift, utleie og videreutvikling. Vi innhenter priser, koordinerer oppgaver og sørger for at kvalitet og vilkår er på plass.
Avtalen gir deres leietakere tilgang til support før, under og etter oppholdet, og gir dere mer ro i hverdagen, fordi administrasjonen er samlet ett sted og håndteres av folk som jobber med dette hver dag.
Hvis du vil, kan jeg også lave en lett forenklet versjon hvis teksten skal fungere i et mere kompakt layout, eller justere sproget til endnu mere norsk hverdagsnært.
Administrasjonsavtale
En samlet løsning for administrasjon av ferieboliger
Administrasjonsavtale
Leietakerne har alltid et sted å henvende seg på dagtid dersom de har spørsmål om opphold, booking eller feriebolig. Det fjerner avbrytelser i hverdagen og sikrer at henvendelser håndteres korrekt og profesjonelt.
Telefonsupport 9–15 mandag–fredag (leietakere)
1
Akutte problemer håndteres hele døgnet, også utenfor normal åpningstid. Det gir trygghet for leietakerne og sikrer at kritiske situasjoner ikke havner hos dere.
Vakttelefon 24/7/365 alle dager (leietakere)
2
Alt rundt oppdatering og vedlikehold av bookingsystemet håndteres løpende. Dere slipper å holde oversikt over sesonger, tekster, bilder og endringer i systemet.
Administrasjon av bookingsystemet
3
Loddtrekning av ferieboliger administreres fra start til slutt. Prosessen håndteres korrekt, og alle deltakere får beskjed, uten at dere selv må koordinere eller følge opp.
Loddtrekning
4
Administrasjonsavtale
Relevant informasjon formidles løpende til leietakerne. Det sikrer enhetlig kommunikasjon og reduserer individuelle henvendelser.
Utarbeidelse og utsendelse av nyhetsbrev
5
Vi følger opp bookinger, betalinger og avbestillinger der det er nødvendig. Det sikrer stabil utleie og bidrar til å redusere tapte inntekter.
Daglig drift av bookingsystemet
6
Ferieboligene gjennomgås grundig slik at de er klare for utleie. Det gir et godt utgangspunkt for driften og en bedre opplevelse for leietakerne.
(Tjenesten selges som tillegg og forutsetter administrasjonsavtale.)
Tilsyn med ferieboligene
(Tilvalg 6 319,- pr. feriebolig)
7
Vi fungerer som bindeledd mellom leietakere og tilsynsførende, slik at informasjon om feil og mangler ikke går tapt. Oppgaver følges opp til de er løst, uten at dere selv må samle trådene.
Koordinering mellom leietakere og tilsynsførende
8
Administrasjonsavtale
Vedlikeholdsoppgaver samles, prioriteres og følges opp. Det sikrer at boligene holdes i god stand, og at oppgaver ikke blir glemt eller utsatt på grunn av manglende oversikt.
Koordinering av vedlikehold i boligene
9
Kontakt med leverandører og innhenting av tilbud
Vi bruker vårt nettverk til å innhente tilbud fra relevante leverandører i både Danmark og utlandet. Det gir tilgang til konkurransedyktige priser og sikrer at kvalitet og vilkår er i orden, uten at dere selv må bruke tid på dialogen.
10
Nøkler og elektroniske nøkler
Håndtering av både fysiske og elektroniske nøkler inngår som en del av avtalen. Oppstår det problemer ved ankomst eller under oppholdet, blir det håndtert raskt og profesjonelt.
11
Oppdatering av hendelseshistorikk
Kunnskap om ferieboligene samles og oppdateres løpende på ett sted. Det sikrer at historikk, gjentakende problemer og tidligere løsninger er kjent og kan brukes aktivt i den daglige driften.
12
Administrasjonsavtale
Evalueringsskjemaer og oppfølging
Etter oppholdet samles leiernes evalueringer inn, og relevante tilbakemeldinger følges opp. Det gir innsikt i opplevelsen og grunnlag for løpende forbedringer av utleien.
13
Innsending av turistskatt
Vi håndterer innsending av turistskatt basert på leieopplysninger. Det reduserer risikoen for feil og manglende rapportering og sikrer at gjeldende regler og krav overholdes.
14
Fastsettelse av leiepriser og sesonger
Vi sparrer om prissetting og sesonginndeling basert på erfaring og markedskunnskap. Det gir et bedre grunnlag for å optimalisere utleien og skape en stabil økonomi.
15
Sparring med styret
Styret får tilgang til faglig sparring om drift, utleie og utvikling. Det gir trygghet i beslutninger og et bedre grunnlag for langsiktig planlegging.
16
Administrasjonsavtale
Oppdatering av sosiale medier
Vi hjelper med å holde sosiale medier oppdatert, slik at kommunikasjonen fremstår ensartet og profesjonell. Det sikrer synlighet uten å legge ekstra arbeid på dere.
17
Årlig statusmøte
Én gang i året gjennomgår vi driften samlet. Her skapes oversikt over året, utfordringer og mulige forbedringer, slik at neste sesong kan planlegges bedre.
18
Oppgavestyring
Alle oppgaver samles og dokumenteres på ett sted. Det gir oversikt over hva som er utført, hva som er i gang, og hva som mangler, uten at dere selv må følge opp.
19
Sparring med økonomiavdelingen
Vi sparrer med økonomiavdelingen om fakturaer, betalinger og oppfølging. Det sikrer sammenheng mellom drift og økonomi og gir et bedre samlet overblikk.
20
Hva dere kan forvente når Bookhus administrerer
Fast kontaktperson
Dere får én fast kontakt som kjenner avtalen deres, reglene deres og oppsettet deres. Det gir kontinuitet, færre misforståelser og en mer effektiv hverdag.
Ingen løse tråder
Oppgavene vi har ansvar for, blir fulgt opp og avsluttet. Dere slipper å samle trådene selv eller passe på at ting blir gjort – administrasjonen går sin gang.
Dansk support med innsikt
Dere får direkte tilgang til spesialister som forstår både hverdagen deres og de administrative kravene i Danmark. Rask respons og praktiske løsninger – uten å måtte forklare alt fra bunnen av.