Vedligehold og opgavestyring
Når vedligehold ikke skal ligge i hovedet eller på løse sedler
Hvordan fungerer det
Vedligehold og opgavestyring i Bookhus bruges til at holde styr på de opgaver og reparationer, der følger med udlejning og drift. I stedet for at samle information i mails, mapper eller hukommelsen, kan opgaver og udgifter samles ét sted.
Funktionen er lavet til hverdagen, hvor mange små opgaver hurtigt kan blive uoverskuelige, hvis de ikke bliver samlet.
Overblik over hvad der skal gøres
Med vedligehold og opgavestyring kan I få et samlet overblik over, hvilke opgaver der er registreret, hvad der er udført, og hvad der mangler. Det gør det lettere at planlægge arbejdet og undgå, at opgaver bliver glemt.
I slipper for at holde styr på opgaver i flere systemer eller i personlige noter.
Samling af dokumentation ét sted
Når der udføres reparationer eller indkøb, kan dokumentation som billeder, tilbud og fakturaer knyttes til den konkrete opgave. Det betyder, at I altid kan finde oplysningerne igen, hvis der opstår spørgsmål senere.
Det gør det lettere at følge op på tidligere arbejde og giver bedre overblik over udgifter over tid.
Mindre usikkerhed og færre misforståelser
Når opgaver er registreret og dokumenteret, bliver det tydeligt, hvad der er aftalt, og hvad der er udført. Det reducerer risikoen for misforståelser, både internt og over for eksterne samarbejdspartnere.
Det giver en mere rolig og struktureret tilgang til vedligehold.
Bedre planlægning af drift og økonomi
Ved at samle vedligehold og opgaver ét sted får I et bedre billede af, hvor der bruges tid og penge. Det gør det lettere at planlægge fremtidig vedligehold og tage højde for udgifter i budgettet.
I stedet for at reagere akut kan I arbejde mere planlagt.
Vedligehold og opgavestyring bruges typisk:
• når mange små opgaver ellers bliver spredt
• når vedligehold skal dokumenteres
• når udgifter skal kunne følges over tid
• når man vil undgå at glemme opgaver
I praksis betyder det færre glemte opgaver, bedre overblik og mere ro i driften.