Fra Excel til digital løsning – en boligforenings vej til Bookhus

Mange boligforeninger starter med den mest nærliggende løsning, når de skal håndtere bookinger af fælleslokaler: et Excel-ark, en Google Kalender eller måske en opslagstavle med papirskema. Det virker – i begyndelsen.

Men efterhånden som flere beboere vil booke, reglerne bliver mere komplekse, og kravene til rengøring, adgang og betaling vokser, begynder det at knirke i de manuelle systemer.

Her får du historien om, hvordan én boligforening tog springet fra Excel til Bookhus – og hvad du kan lære af deres erfaring.

Udfordringerne: Et klassisk scenarie

Boligforeningen AKB-Lundtoftegade 2 fælleshuse og 3 gæsteværelser. Bestyrelsen ønskede at digitalisere booking processen.

• Et Excel-ark på et delt drev.

• En mailadresse til bookingforespørgsler

• MobilePay til betaling

• En nøgle, der skulle afhentes hos formanden

Det lyder måske genkendeligt – og det fungerede... nogenlunde. Men med tiden opstod der flere og flere problemer:

• Dobbeltbookinger

• Manglende betalinger

• Glemt rengøring

• Misbrug af nøglen

• Forvirring om regler og vilkår

Bestyrelsen brugte alt for meget tid på at svare på mails, håndtere konflikter og udrede misforståelser. Det var frustrerende og udmattende.

Beslutningen: Vi skal digitalisere

Efter et ekstraordinært bestyrelsesmøde blev det besluttet at finde et digitalt bookingsystem, der kunne:

• Automatisere betalinger og kalender

• Vise regler tydeligt og kræve accept

• Give overblik til alle beboere

• Undgå manuel nøglehåndtering

• Differentiere regler og priser efter bruger

Valget faldt på Bookhus – både fordi det var målrettet boligforeninger, og fordi det var prisvenligt og let at komme i gang med.

Overgangen: Fra Excel til automatisering

Med hjælp fra Bookhus-teamet fik AKB-Lundtoftegade:

• Oprettet deres fælleshuse og gæsteværelser som book bare enheder

• Sat deres egne regler op for rengøring, fester og overnatning

• Oprettet brugergrupper med forskellige tilhørsforhold:

  • Bestyrelse (gratis og fleksibel adgang)

  • Beboere (almindelig booking)

  • Eksterne (begrænset adgang og højere priser)
    

Alle bookinger foregår nu via den visuelle kalender i Bookhus, og beboerne kan selv se ledige tider, acceptere regler og betale online.

Læs også: Visuel bookingkalender – gør det nemt for beboerne at se ledige tider →

Resultatet: Færre konflikter, mere tid og gladere beboere

Efter overgangen til Bookhus oplevede Folehaven:

✅ 80 % færre henvendelser til bestyrelsen ✅ 100 % færre nøgler, der blev væk ✅ Meget færre klager over støj og rengøring ✅ Større brugertilfredshed – fordi reglerne er klare og systemet er fair

Bestyrelsen har nu tid til at fokusere på forbedringer og fællesskab, i stedet for bookingadministration.

Bookhus skalerer med jeres behov

Har I kun ét lokale i dag – men overvejer at gøre gæsteværelset digitalt senere?Har I mange lokaler og brug for adgangskontrol til flere døre?

Bookhus kan vokse sammen med jer. Systemet er designet til at håndtere:

• Flere lokaler med forskellige regler

• Brugergrupper med forskellige rettigheder

• Integration til adgangskontrol og betaling

• Statistik, dokumentation og bookinghistorik
  

Læs også: Adgangskontrol og booking – sådan fungerer det i praksis →

Hvad kræver det?

Mange tror, det er svært og dyrt at komme i gang – men det er det ikke.

🔧 Bookhus er cloudbaseret – I behøver ikke installere noget lokalt 🔐 Adgangskontrol kan tilføjes fra ca. 6.000–7.000 kr. pr. dør 📞 Supporten hjælper jer med opsætning og spørgsmål 🧾 Systemet håndterer automatisk regler, betaling og kommunikation

Det kræver kun lidt tid og vilje til at tage skridtet. Til gengæld får I en løsning, der frigør tid og minimerer konflikter i årevis frem.

Klar til at tage springet?

Du behøver ikke kæmpe med Excel, nøgler og mailkaos. Bookhus er udviklet til boligforeninger, der vil have struktur, tryghed og nem adgang – uden alt bøvlet.